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中南财经政法大学深入推进OA原生电子文件、教务数据实时在线归档工作

发布时间:2019-04-04来源: 点击:

根据档案工作目标管理“省特级”评审指标的明确要求,同时为推进学校智慧化校园建设,提升管理信息化水平,更好地服务教学、科研、管理,档案馆与信息管理部、学校办公室、教务部一直在积极推进档案信息管理系统与OA系统、教务管理系统的对接工作,以实现全方位更高效的档案信息化管理。

2019年3月27日上午,电子文件实时在线归档工作协调会在文溯楼举行,由校长助理邹秉国主持,学校办公室、信息管理部、教务部与档案馆相关负责人和工作人员参加了会议。

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此前,在信息管理部和学校办公室的积极支持下,针对OA系统的原生电子文件实时在线归档功能开发已基本完成。目前在OA系统中,部门档案员可以手动勾选需要归档的已办结学校发文,并在线鉴定,一键式操作即可实时归档进入档案信息管理系统,后续在档案信息管理系统中补录、移交、接收等工作。但按照OA系统中原生电子文件实时在线归档发展的前沿和趋势,仍然存在若干深层次问题,如电子签章有待开发、电子附件格式统一问题等。

2018年12月已实现的OA原生电子文件实时在线归档效果图

学校办公室表示将积极支持与配合该项工作的开展,在完善近期整改目标的基础上,推进无纸化办公。信息管理部表示,目前可以解决修改稿、附件格式的问题,电子印章由于涉及到安全性、技术性和工作流程等方面的问题,列入长远规划。

邹秉国总结会议指出:第一,归档至档案馆的文件必须是已成文且不可再做编辑的文件;第二,实现电子签章,使加盖电子印章的电子公文与纸质公文具有同等效力;此外,信管部和档案馆研究提出附件格式技术标准,校办规范管理等。

 

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关于学生成绩数据归档问题,教务部表示将积极支持与配合该项工作的开展。邹秉国总结会议指出,相关部门应完善中英文对照数据库,在培养方案上要求有规范统一的中英文课程名称,从源头解决问题;其次,进一步研究教务系统与档案系统如何做好归档材料的对接,实现电子成绩单的实时在线归档。会议还探讨了证书翻译、学历学位证明书规范办理等问题。

此次会议通过部门间充分的交流和讨论,明确了OA原生电子文件、教务数据实时在线归档的系列问题,提出了可行的解决方案,对做实、做好学校电子文件实时在线归档、数字化校园建设具有实际意义。(中南财经政法大学李方盱吴瑾)

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